Statuts et règlements
-N.B.: Pour des raisons de concision, dans le texte ci-après le genre masculin inclut le féminin.
1. Nom officiel de l’organisme
Le nom officiel de l’organisme est: Regroupement Nature Saint-Damien (RNSD).
2. Siège social
Le siège social est: 6732 chemin Philippe-Gadoury, Saint-Damien, J0K2E0.
3. Constitution
L’organisme a été constitué par déclaration d’immatriculation le 4 février 2016, selon la troisième partie de la loi sur les compagnies
de la province de Québec.
4. Mission
¨ Mettre en œuvre, pour la communauté de St-Damien, les actions de transition, lui permettant de
passer de la dépendance au pétrole à la résilience locale. ¨
5. Objectifs
- ¨ Faire en sorte que la communauté de St-Damien devienne progressivement et collectivement de plus en plus
auto-suffisante à tout point de vue et conformément
aux principes de développement durable et de moins en moins dépendante des hydrocarbures
en général, du pétrole en particulier. ¨
- Solliciter, recevoir et administrer des dons, des legs, subventions et autres contributions en argent.
- La personne morale poursuivra ses activités sans aucune fin de gains pécuniaires pour ses membres et tous les profits ou autres
gains de semblable nature que pourrait faire la personne morale seront utilisés uniquement pour la poursuite de ses objets.
- Les objets ne permettent cependant pas aux souscripteurs ou à leurs ayants droits de recouvrer sous quelque forme que ce soit,
l'argent qu'ils auront versé à la personne morale.
- Au cas de liquidation de la personne morale ou de distribution des biens de la personne morale, ces derniers seront dévolus à une
organisation exerçant une activité analogue.
6. Territoire
L’organisme dessert le territoire de Saint-Damien.
7. Catégorie de membres
L’organisme comprend deux (2) catégories de membres : les membres individuels et les membres honoraires.
Membres individuels
Toute personne physique intéressée aux buts et aux activités de l’organisme qui se conforme aux normes d’admission en vigueur par
résolution du conseil d’administration peut devenir membre de l’organisme si elle en fait la demande et que le conseil lui accorde
ce statut. Les membres individuels ont droit de participer à toutes les activités de l’organisme, de recevoir les avis de convocation aux
assemblées des membres et d’y voter. Les membres de 18 ans et plus sont éligibles au titre de personne administratrice de l’organisme.
Membres honoraires
Il est loisible au conseil d’administration, par résolution, de nommer membre honoraire de l’organisme toute personne ou institution
qui aura rendu ou pourra rendre service à l’organisme par son travail ou ses donations, ou qui aura manifesté son appui pour les buts
poursuivis par l’organisme. Les membres honoraires peuvent participer aux activités de l’organisme et assister aux assemblées des
membres, mais ils n’y ont pas le droit d’y voter. Ils ne sont pas éligibles au titre de personne administratrice de l’organisme et ils ne sont
pas tenus de verser des cotisations ou contributions à l’organisme.
8. Conditions d’admission
Les membres individuels doivent respecter les conditions d’admission suivantes :
- Être accepté par le conseil d’administration ou par l’assemblée générale.
- Payer sa cotisation annuelle.
- S’engager à respecter les règlements, les objectifs et les politiques de l’organisme.
9. Cotisation annuelle
- Chaque membre individuel doit payer une cotisation de $10.00 annuellement.
- La cotisation annuelle ne peut pas être remboursée.
10. Suspension et expulsion
Tout membre dont les comportements, actions ou attitudes sont contraire aux objectifs de l'organisme peut être suspendu ou exclu de
celle-ci par résolution adopté par la majorité simple (50%+1) des administrateurs présents à une assemblée du conseil
d'administration, formant quorum.
Le secrétaire de l'organisme doit faire parvenir un avis écrit en ce sens au membre suspendu ou exclu dans les trente (30) jours
ouvrables suivant la résolution du conseil.
Tout membre ainsi suspendu ou exclu a le droit de se faire entendre devant l’assemblée générale, à la condition de le demander
expressément, par écrit, au moins quarante (40) jours avant la tenue d’une assemblée générale suivant une telle décision. Un vote de
deux tiers (2/3) des membres présents peut renverser la décision du conseil d’administration et réintégrer le membre à titre de
membre actif.
11. Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle des membres a lieu à chaque année à l’endroit, la date, l’heure que le conseil d’administration détermine
par résolution. L’assemblée générale annuelle se tient dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice financier de l’organisme.
12. Assemblée générale spéciale
Une assemblée générale spéciale portant sur tout sujet d’intérêt pour l’organisme peut être convoquée par le conseil d’administration.
À une assemblée spéciale, seuls les sujets énumérés dans l’avis de convocation peuvent être discutés.
13. Convocation sur demande des membres
Une assemblée générale spéciale doit être convoquée à la requête d’au moins 10% des membres. Cette requête doit indiquer en
terme général l’objet de l’assemblée requise, être signée par les requérants et déposée au siège social de l’organisme. Il incombe au
secrétaire de convoquer l’assemblée conformément aux règlements de l’organisme. En cas de défaut de ce faire, tout administrateur
peut convoquer telle assemblée ou celle-ci peut-être convoquée par les membres eux-mêmes. Cette demande doit avoir lieu dans les
21 jours suivant la demande.
14. Contenu de l’avis
Tout avis de convocation d'une assemblée doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l'assemblée. L’avis de convocation à une
assemblée annuelle ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l’assemblée à moins que l’assemblée ne soit convoquée pour
modifier un règlement de l’organisme. L’avis de convocation à une assemblée spéciale doit mentionner en terme général les objets de
l’assemblée. La convocation doit être faite soit par courriel, par courrier, téléphone ou par le journal local pour rejoindre tous les
membres.
15. Délai de l’avis
L’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle doit être fait au moins dix jours avant la tenue de l’assemblée. Pour une
assemblée générale spéciale, le délai de convocation est de sept jours.
16. Validité de l'assemblée
Les irrégularités affectant l'avis de convocation ou son expédition, l'omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu'un tel avis
ne parvienne pas à un membre, n'affectent en rien la validité d’une assemblée des membres.
17. Quorum
Le quorum à une assemblée générale des membres se compose des membres présents.
18. Droit de vote
Chaque membre en règle de l’organisme a droit à un vote. Sur toute décision, lorsque le présent règlement n’en dispose pas
autrement, la majorité simple des voix est suffisante. Le vote se prend à main levée à moins que la majorité des membres ne demande
le vote secret.
19. Pouvoirs
L’assemblée générale a non limitativement les pouvoirs suivants:
- Élire les administrateurs
- Recevoir les rapports d’activités et financiers
- Déterminer la procédure de ses assemblées
- Nommer le vérificateur
- Statuer sur toute modification de structures ou de la constitution de l’organisme.
- Définir les orientations générales de l’organisme.
20. Conseil d’administration
Le conseil d’administration peut-être composé d'un maximum de neuf membres, et d'un minimum de trois, mais toujours un chiffre
impair de personnes.
- deux coprésidents, ou un président et un vice-président
- un secrétaire
- un trésorier
- des administrateurs
21. Éligibilité
Seules peuvent être administrateurs des personnes âgées de 18 ans et plus et membres en règle de l’organisme.
22. Durée de la mise en fonction des administrateurs
Tous les administrateurs élus demeurent en fonction pour deux ans avec un système d’alternance. Pour l’année 2017, cinq
administrateurs seront élus pour deux ans et quatre autres pour un an.
23. Élection
- L’assemblée générale nomme un président et un secrétaire d’élection.
- Le président d’élection, s’il le juge opportun, pourra demander à l’assemblée de nommer un ou deux scrutateurs.
- Le président explique les procédures d’élection.
- Le président identifie les administrateurs qui demeurent en fonction pour la prochaine année.
- Le président ouvre la période de mise en candidature pour combler les postes vacants. Si les candidatures correspondent au
nombre de postes vacants ou moins, les candidats sont déclarés élus par acclamation. S'il y a plus de candidatures que de postes
vacants, l'assemblée procède à un vote secret. Les candidats ayant obtenu le plus de voix sont déclarés élus.
24. Pouvoirs du conseil d'administration
Le conseil d'administration a notamment les pouvoirs suivants:
- Administre les affaires de l'organisme sous réserve de la loi et des présents règlements.
- Surveille la mise en pratique des décisions de l'assemblée générale.
- Nomme et destitue les officiers.
- Exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements.
25. Nomination des officiers
À la première assemblée du conseil d'administration, suite à l'assemblée générale annuelle, les administrateurs se réunissent pour élire
parmi eux les officiers suivants:
- deux coprésidents, ou un président et un vice-président
- un secrétaire;
- un trésorier.
26. Qualifications
Tous les officiers sont élus parmi les membres du conseil d'administration.
27. Président ou Coprésidents
- Préside les assemblées du conseil d'administration.
- Représente et est le porte-parole de l'organisme auprès des instances extérieures.
- Voit à dresser, de concert avec le secrétaire, l'ordre du jour des assemblées du conseil d'administration.
- Signe les procès-verbaux des assemblées du conseil d'administration conjointement avec le secrétaire.
28. Secrétaire
- Voit à la rédaction des procès-verbaux des assemblées du conseil d'administration.
- Voit à la transmission des avis de convocation pour les assemblées générales et les rencontres du conseil d'administration.
- Voit à dresser, de pair avec le président, les ordres du jour des rencontres du conseil d'administration.
- Signe les procès-verbaux du conseil d'administration conjointement avec le président.
- Voit à recevoir et à conserver les documents.
- Répond ou voit à donner suite à la correspondance.
29. Trésorier
- Voit à dresser, maintenir et conserver les livres de comptes et registres comptables requis.
- Rend compte au conseil d'administration de la situation financière de l'organisme.
- Voit à la présentation du bilan financier pour l'assemblée générale annuelle.
30. Démission
Tout administrateur peut démissionner en faisant parvenir au siège social une lettre de démission.
31. Remplacement pour un poste vacant
S'il y a démission ou vacance au conseil d'administration, celui-ci voit à combler le ou les postes en respectant la composition du conseil
d'administration. En cas d'absence de candidature, le conseil d'administration peut désigner tout membre actif de son choix pour le
reste du mandat du poste vacant.
32. Destitution
Tout administrateur, pour les motifs suivants, peut être destitué par une résolution du conseil adopté à la majorité des 2/3 des voix:
- Absence à trois assemblées du conseil sans motif raisonnable
- Administrateur ayant contrevenu sciemment aux présents règlements
- Tout administrateur dont les comportements, actions ou attitudes sont contraire au bon fonctionnement du ca.
33. Rémunération
Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Toutefois, le conseil d'administration peut adopter
une résolution visant à rembourser les administrateurs pour des dépenses encourues dans l'exercice de leurs fonctions.
34. Frais de poursuite
Le conseil d'administration peut adopter une résolution visant à rembourser des frais et des dépenses encourues à l'occasion de
poursuites intentées contre un de ses membres en raison d'actes posés ou permis dans l'exécution de leurs fonctions.
35. Assemblées du conseil d'administration
Le conseil d'administration se réunira aussi souvent que nécessaire.
36. Lieu
Les assemblées du conseil d'administration se tiennent à l'endroit choisi par les administrateurs.
37. Convocation
Le président (coprésidents), le secrétaire ou toute personne mandatée à cet effet peuvent convoquer une assemblée du conseil
d'administration. Cet avis peut se faire par la poste, par téléphone ou autre moyen de communication électronique. L'avis de
convocation doit indiquer le lieu, la date et l'heure de l'assemblée et doit parvenir au moins dix jours avant la date de l'assemblée. De
plus, si tous les administrateurs y consentent, la réunion suivante peut être tenue sans l'envoi d'un avis de convocation.
38. Quorum
Le quorum des assemblées du conseil d'administration est fixé à 50% plus un des postes comblés.
39. Droit de vote
Chaque administrateur a droit à un vote. Pour toute décision, lorsque le présent règlement n'en dispose pas autrement, la majorité
simple des voix est suffisante. En cas d'égalité des voix, le président (coprésidents) redemande le vote et si l'égalité persiste, la
proposition est rejetée.
40. Résolution tenant lieu d'assemblée
Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habilités à voter ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au
cours des assemblées. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.
41. Participation par téléphone ou autres moyens de communication électronique
Les administrateurs peuvent, avec le consentement de tous, participer à une assemblée du conseil d'administration à l'aide de moyens,
dont le téléphone ou autres moyens de communication électronique, leur permettant de communiquer simultanément avec les autres
administrateurs participant à l'assemblée. Ces administrateurs sont en pareil cas réputés avoir assisté à l'assemblée.
42. Affaires bancaires
Des comptes de banque ou de caisse peuvent être ouverts auprès de toute institution financière située à l'intérieur du territoire. Les
chèques, lettres de change ou autres effets doivent porter les signatures des personnes désignées par résolution du conseil
d'administration.
43. Contrats
Les contrats, baux, conventions, mandats ou tout autre document autorisé par le conseil d'administration sont signés par les personnes
désignées par résolution du conseil d'administration.
44. Exercice financier
L'exercice financier de l'organisme se termine le 30 juin de chaque année.
45. Déclarations judiciaires
Le président (coprésidents) ou toute autre personne nommée par le conseil d'administration est autorisé en vertu des présentes à faire
au nom de l'organisme toute déclaration sur saisie-arrêt, à signer l'affidavit nécessaire aux procédures judiciaires et à répondre à tout
interrogatoire sur faits et articles et autre procédure qui pourraient être nécessaires dans un litige concernant l'organisme.
46. Livres et comptabilité
Le trésorier de l'organisme verra à la tenue des livres de comptabilité lesquels contiendront les fonds reçus et déboursés, la liste des
biens, des dettes et obligations ainsi que toute autre transaction financière effectuée par l'organisme. Ces livres seront déposés au
siège social de l'organisme ou au domicile du trésorier et seront disponibles en tout temps aux membres du conseil d'administration.
47. Conflit d'intérêt
- Définition
Un administrateur doit toujours agir avec prudence et diligence, honnêteté et loyauté et dans l’intérêt de l’organisation qu’il
représente. Un conflit d’intérêt survient lorsqu’un administrateur se place dans une situation ou il a à choisir entre des intérêts
contradictoires, par exemple ses intérêts personnels ou ceux de ses proches et les intérêts de l’organisation ou encore entre les
intérêts de deux organisations pour lesquelles il siège au conseil d’administration. Enfin, notons que la notion d’apparence de conflit
d’intérêt doit être jugée sur le même pied que la notion de conflit d’intérêt proprement dite.
- Volets différents
Sans réduire la portée de ce qui précède, la notion de conflit d’intérêt peut être envisagée sous trois volets différents.
a) Rapport avec l’argent : utilisation à des fins personnelles de la propriété de l’organisme ou de relations contractuelles entre l’organisme et une entreprise dans laquelle l’administrateur possède un intérêt direct ou indirect.
b) Rapport avec l’information : utilisation d’informations privilégiées obtenues dans le cadre de sa fonction d’administrateur à des fins personnelles ou pour favoriser une tierce personne.
c) Rapport avec l’influence : utilisation des attributs d’une charge pour obtenir directement ou indirectement un bénéfice
pour lui-même ou une tierce personne.
- Procédure à suivre
Si un administrateur se trouve ou semble se trouver dans une situation de conflit d’intérêt:
- il doit procéder à une déclaration de son conflit d’intérêt;
- en plus de cette déclaration, l’administrateur doit aussi indiquer la nature et, s’il y a lieu, la valeur des droits acquis et
s’abstenir de délibérer et de voter.
- Enfin, le conflit d’intérêt doit être inscrit au procès-verbal de la rencontre.
48. Amendements des règlements généraux
Le conseil d'administration peut adopter des règlements nouveaux, abroger ou modifier ceux qui sont en vigueur. Les amendements
apportés aux règlements doivent être approuvés par vote des deux tiers des membres actifs présents à l'assemblée générale annuelle
ou spéciale.
49. Procédure d'assemblées
En cas de doute sur l'interprétation des règlements, en leur absence ou en cas de divergence d'opinion, l'assemblée se réfère au code
Morin.