Statuts et règlements
CHAPITRE 1 : LA CORPORATION
Article 1.1 Nom officiel de l’organisme
Le nom de l’organisme est : SAINT-DAMIEN TERRITOIRE NOURRICIER (SDTN)
Article 1.2 Siège social
Le siège social est : 7760, chemin de la Sérénité, Saint-Damien, Québec J0K 2EO
Article 1.3 Constitution
L’organisme a été constitué par déclaration d’immatriculation le 4 février 2016, selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies de la province de Québec.
Article 1.4 Mission
Mettre en œuvre, pour la communauté de Saint-Damien, les actions de transition lui permettant d’accroître la résilience alimentaire locale.
Article 1.5 Objectifs
- Favoriser l’accès des citoyens à des aliments frais, locaux, sains et abordables
- Mobiliser les citoyens et encourager les initiatives individuelles et collectives en lien avec le système alimentaire local
- Cultiver et maintenir un bassin de connaissances et d’expérience et en assurer le transfert dans la communauté
- Assurer une collaboration active et harmonieuse entre les différents acteurs du système alimentaire de Saint-Damien
Article 1.6 Territoire
L’organisme dessert le territoire de Saint-Damien.
CHAPITRE 2 : LES MEMBRES
Article 2.1 Les catégories de membres
L’organisme comprend deux (2) catégories de membres : les membres individuels et les membres honoraires.
Article 2.1.1 Les membres individuels
Toute personne physique intéressée aux buts et aux activités de l’organisme qui se conforme aux conditions d’admission en vigueur peut devenir membre de l’organisme si elle en fait la demande et que le conseil lui accorde ce statut.
Les membres individuels ont le droit de participer à toutes les activités de l’organisme, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres et d’y voter.
Seuls les membres de 18 ans et plus peuvent siéger au conseil d’administration.
Article 2.1.2 Les membres honoraires
Le conseil d’administration peut, par résolution, nommer membre honoraire de l’organisme toute personne ou institution qui aura rendu service à l’organisme par son travail ou ses donations, ou qui aura manifesté son appui pour les objectifs poursuivis par l’organisme.
Les membres honoraires peuvent participer aux activités de l’organisme et assister aux assemblées des membres, mais ils n’ont pas de droit de vote. Ils ne peuvent pas siéger au conseil d’administration et ils ne sont pas tenus de verser leur cotisation.
Article 2.2 Conditions d’admission
Les membres individuels doivent respecter les conditions d’admission suivantes :
– Être accepté par le conseil d’administration ou par l’assemblée générale.
– Payer sa cotisation
– S’engager à respecter les règlements, les objectifs et les politiques de l’organisme.
Article 2.3 Cotisation
La cotisation annuelle est de 12,00 $, au prorata du nombre de mois restants avant la fin de l’exercice financier.
Article 2.4 Suspension et expulsion
Tout membre qui ne respecte pas les politiques et le code d’éthique de l’organisme peut être suspendu ou exclu de celui-ci par résolution adoptée par la majorité simple (50 % +1) des administrateurs présents à une assemblée du conseil d’administration, formant quorum.
Le secrétaire de l’organisme doit faire parvenir un avis écrit en ce sens au membre suspendu ou exclu dans les trente (30) jours ouvrables suivant la résolution du conseil.
Tout membre ainsi suspendu ou exclu a le droit de se faire entendre devant l’assemblée générale, à la condition de le demander par écrit, dans les trente (30) jours suivant la réception de l’avis l’informant d’une telle décision. Un vote de deux tiers (2/3) des membres présents peut infirmer la décision du conseil d’administration et réintégrer le membre à titre de membre actif.
CHAPITRE 3 : LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Article 3.1 Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle se tient dans les 120 jours (4 mois) suivant la fin de l’exercice financier de l’organisme, soit avant le 30 octobre.
Article 3.2 Assemblée générale spéciale
Une assemblée générale spéciale portant sur tout sujet d’intérêt pour l’organisme peut être convoquée par le conseil d’administration. À une assemblée spéciale, seuls les sujets énumérés dans l’avis de convocation peuvent être discutés.
Article 3.3 Convocation sur demande des membres
Une assemblée générale spéciale doit être convoquée à la requête d’au moins 10 % des membres. Cette requête doit indiquer en terme général l’objet de l’assemblée requise, être signée par les requérants et déposée au siège social de l’organisme. Il incombe au secrétaire de convoquer l’assemblée conformément aux règlements de l’organisme. En cas de défaut de ce faire, tout administrateur peut convoquer telle assemblée ou celle-ci peut être convoquée par les membres eux-mêmes. Cette demande doit avoir lieu dans les 21 jours suivant la demande.
Article 3.4 Contenu de l’avis
Tout avis de convocation d’une assemblée doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée. L’avis de convocation à une assemblée annuelle ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l’assemblée à moins que l’assemblée ne soit convoquée pour modifier un règlement de l’organisme. L’avis de convocation à une assemblée spéciale doit mentionner en terme général les objets de l’assemblée. La convocation doit être faite soit par courriel, par courrier, par téléphone ou par le journal local pour rejoindre tous les membres.
Article 3.5 Délais de l’avis
L’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle doit être fait au moins dix jours avant la tenue de l’assemblée. Pour une assemblée générale spéciale, le délai de convocation est de sept jours.
Article 3.6 Validité de l’assemblée
Les irrégularités affectant l’avis de convocation ou son expédition, l’omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu’un tel avis ne parvienne pas à un ou plusieurs membres (maximum 10 %), n’affectent en rien la validité d’une assemblée des membres.
Article 3.7 Quorum
Le quorum à une assemblée générale des membres se compose des membres présents.
Article 3.8 Droit de vote
Chaque membre en règle de l’organisme a droit à un vote. Sur toute décision, lorsque le présent règlement n’en dispose pas autrement, la majorité simple des voix est suffisante. Le vote se prend à main levée à moins que la majorité des membres ne demande le vote secret.
Article 3.9 Pouvoirs
L’assemblée générale a non limitativement les pouvoirs suivants :
– Nommer un président et secrétaire d'assemblée.
– Élire les administrateurs.
– Recevoir les rapports d’activités et financiers.
– Déterminer la procédure de ses assemblées.
– Nommer le vérificateur.
– Statuer sur toute modification de structures ou de la constitution de l’organisme.
– Définir les orientations générales de l’organisme.
CHAPITRE 4 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 4.1 Conseil d’administration
Le conseil d’administration doit être composé de cinq (5) membres.
– un président
– un vice-président
– un secrétaire
– un trésorier
– un administrateur
Article 4.2 Éligibilité
Seules peuvent être administrateurs des personnes âgées de 18 ans et plus et membres en règle de l’organisme.
Article 4.3 Durée de la mise en fonction des administrateurs
Tous les administrateurs élus demeurent en fonction pour deux ans avec un système d’alternance.
Pour les années impaires, 3 postes sont en élection et pour les années paires, 2 postes sont en élection.
Article 4.4 Élection
– L’assemblée générale nomme un président et un secrétaire d’élection.
– Le président d’élection, s’il le juge opportun, pourra demander à l’assemblée de nommer un ou deux scrutateurs.
– Le président explique les procédures d’élection.
– Le président identifie les administrateurs qui demeurent en fonction pour la prochaine année.
– Le président ouvre la période de mise en candidature pour pourvoir les postes vacants. Si les candidatures correspondent au nombre de postes vacants ou moins, les candidats sont déclarés élus par acclamation. S’il y a plus de candidatures que de postes vacants, l’assemblée procède à un vote secret. Les candidats ayant obtenu le plus de voix sont déclarés élus.
Article 4.5 Pouvoirs du conseil d’administration
Le conseil d’administration a notamment les pouvoirs suivants :
– Administre les affaires de l’organisme sous réserve de la loi et des présents règlements.
– Surveille la mise en pratique des décisions de l’assemblée générale.
– Nomme et destitue les officiers.
– Exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements.
Article 4.6 Nomination des officiers
À la première assemblée du conseil d’administration, qui doit avoir lieu dans les sept (7) jours suivant l’assemblée générale annuelle, les administrateurs se réunissent pour élire parmi eux les officiers suivants :
– un président
– un vice-président,
– un secrétaire;
– un trésorier.
Article 4.7 Qualifications
Tous les officiers sont élus parmi les membres du conseil d’administration.
Article 4.8 Président
– Préside les assemblées du conseil d’administration.
– Représente et est le porte-parole de l’organisme auprès des instances extérieures.
– Voit à dresser, de concert avec le secrétaire, l’ordre du jour des assemblées du conseil d’administration.
– Signe les procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration conjointement avec le secrétaire.
4.9 Vice-Président
– Remplace le président en cas d’absence et en assume ses fonctions.
4.10 Secrétaire
– Voit à la rédaction des procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration.
– Voit à la transmission des avis de convocation pour les assemblées générales et les rencontres du conseil d’administration.
– Voit à dresser, de pair avec le président, les ordres du jour des rencontres du conseil d’administration.
– Signe les procès-verbaux du conseil d’administration conjointement avec le président.
– Voit à recevoir et à conserver les documents.
– Répond ou voit à donner suite à la correspondance.
4.11 Trésorier
– Voit à dresser, maintenir et conserver les livres de comptes et registres comptables requis.
– Rend compte au conseil d’administration de la situation financière de l’organisme.
– Voit à la présentation du bilan financier pour l’assemblée générale annuelle.
4.12 Démission
Tout administrateur peut démissionner en faisant parvenir au siège social une lettre de démission.
4.13 Remplaçant pour un poste vacant
S’il y a démission ou vacances au conseil d’administration, celui-ci voit à combler le ou les postes en respectant la composition du conseil d’administration. En cas d’absence de candidature, le conseil d’administration peut désigner tout membre actif de son choix pour le reste du mandat du poste vacant.
4.14 Destitution
Tout administrateur, pour les motifs suivants, peut être destitué par une résolution du conseil adopté à la majorité des 2/3 des voix :
– Absence à trois assemblées du conseil sans motif raisonnable
– Administrateur ayant contrevenu sciemment aux présents règlements
– Tout administrateur dont les comportements, actions ou attitudes sont contraires au bon fonctionnement du CA.
4.15 Rémunération
Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Toutefois, le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs pour des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions.
4.16 Assurance responsabilité
L’organisme doit fournir une assurance responsabilité civile pour les administrateurs, dirigeants et autres personnes désignées à agir au nom de l’organisme.
CHAPITRE 5 : LES ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 5.1 Le nombre d’assemblées
Le conseil d’administration se réunira aussi souvent que nécessaire, au minimum aux trois mois, soit quatre fois par année.
Article 5.2 Lieu
Les assemblées du conseil d’administration se tiennent à l’endroit choisi par les administrateurs.
Article 5.3 Convocation
Le président, le vice-président, le secrétaire ou toute personne mandatée à cet effet peuvent convoquer une assemblée du conseil d’administration.
Cet avis peut se faire par la poste, par téléphone ou par un autre moyen de communication électronique.
L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de l’assemblée et doit parvenir au moins dix jours avant la date de l’assemblée. De plus, si tous les administrateurs y consentent, la réunion suivante peut être tenue sans l’envoi d’un avis de convocation.
Un ordre du jour doit être envoyé dans tous les cas.
Article 5.4 Quorum
Le quorum des assemblées du conseil d’administration est fixé à 50 % plus un des postes comblés.
Article 5.5 Droit de vote
Chaque administrateur a droit à un vote.
Pour toute décision, lorsque le présent règlement n’en dispose pas autrement, la majorité simple des voix est suffisante.
En cas d’égalité des voix, le président d’assemblée redemande le vote et si l’égalité persiste, la proposition doit être débattue jusqu’à ce que l’égalité soit brisée.
Article 5.6 Résolution tenant lieu d’assemblée
Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habilités à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours des assemblées. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.
Article 5.7 Participation par téléphone ou autres moyens de communication électronique
Les administrateurs peuvent, avec le consentement de tous, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens, dont le téléphone ou autres moyens de communication électronique, leur permettant de communiquer simultanément avec les autres administrateurs participant à l’assemblée. Ces administrateurs sont en pareil cas réputés avoir assisté à l’assemblée.
CHAPITRE 6 : LES DISPOSITIONS
Article 6.1 Affaires bancaires
Des comptes de banque ou de caisse peuvent être ouverts auprès de toute institution financière située à l’intérieur du territoire. Les chèques, lettres de change ou autres effets doivent porter les signatures des personnes désignées par résolution du conseil d’administration.
Le conseil d’administration nomme, par résolution, trois (3) signataires pour les effets bancaires, dont deux (2) administrateurs. Deux (2) signatures sont requises pour tout effet bancaire.
Article 6.2 Contrats
Les contrats, baux, conventions, mandats ou tout autre document autorisé par le conseil d’administration sont signés par les personnes désignées par résolution du conseil d’administration.
Article 6.3 Exercice financier
L’exercice financier de l’organisme se termine le 30 juin de chaque année.
Article 6.4 Déclarations judiciaires
Le président ou toute autre personne nommée par le conseil d’administration est autorisé en vertu des présentes à faire au nom de l’organisme toute déclaration sur saisie-arrêt, à signer l’affidavit nécessaire aux procédures judiciaires et à répondre à tout interrogatoire sur faits et articles et autre procédure qui pourraient être nécessaires dans un litige concernant l’organisme.
Article 6.5 Livres et comptabilité
Le trésorier de l’organisme verra à la tenue des livres de comptabilité lesquels contiendront les fonds reçus et déboursés, la liste des biens, des dettes et obligations ainsi que toute autre transaction financière effectuée par l’organisme. Ces livres seront déposés au siège social de l’organisme ou au domicile du trésorier et seront disponibles en tout temps aux membres du conseil d’administration.
Article 6.6 Conflit d’intérêts
Définition
Un administrateur doit toujours agir avec prudence et diligence, honnêteté et loyauté et dans l’intérêt de l’organisation qu’il représente. Un conflit d’intérêts survient lorsqu’un administrateur se place dans une situation où il a à choisir entre des intérêts contradictoires, par exemple ses intérêts personnels ou ceux de ses proches et les intérêts de l’organisation ou encore entre les intérêts de deux organisations pour lesquelles il siège au conseil d’administration. Enfin, notons que la notion d’apparence de conflit d’intérêts doit être jugée sur le même pied que la notion de conflit d’intérêts proprement dite.
Volets différents
Sans réduire la portée de ce qui précède, la notion de conflit d’intérêts peut être envisagée sous trois volets différents :
a) Rapport avec l’argent : utilisation à des fins personnelles de la propriété de l’organisme ou de relations contractuelles entre l’organisme et une entreprise dans laquelle l’administrateur possède un intérêt direct ou indirect.
b) Rapport avec l’information : utilisation d’informations privilégiées obtenues dans le cadre de sa fonction d’administrateur à des fins personnelles ou pour favoriser une tierce personne.
c) Rapport avec l’influence : utilisation des attributs d’une charge pour obtenir directement ou indirectement un bénéfice pour lui-même ou une tierce personne.
Procédure à suivre
Si un administrateur se trouve ou semble se trouver dans une situation de conflit d’intérêts :
– il doit procéder à une déclaration de son conflit d’intérêts;
– en plus de cette déclaration, l’administrateur doit aussi indiquer la nature et, s’il y a lieu, la valeur des droits acquis et s’abstenir de délibérer et de voter.
– Enfin, le conflit d’intérêts doit être inscrit au procès-verbal de la rencontre.
Article 6.7 Amendement des règlements généraux
Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition des présents règlements.
Toute abrogation ou modification, à moins qu’elle ne soit ratifiée dans l’intervalle par une assemblée générale extraordinaire des membres convoqués à cette fin, ne sera en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres.
Si elle n’est pas ratifiée à cette assemblée, elle cessera d’être en vigueur.
Article 6.8 Procédure d’assemblée
En cas de doute sur l’interprétation des règlements, en leur absence ou en cas de divergence d’opinions, l’assemblée se réfère au code Morin.
Article 6.9 : Dispositions financières
L’organisme peut solliciter, recevoir et administrer des dons, des legs, subventions et autres contributions en argent.
L’organisme poursuivra ses activités sans aucune fin de gains pécuniaires pour ses membres et tous les profits ou autres gains de semblable nature que pourrait faire la personne morale seront utilisés uniquement pour la poursuite de ses objectifs.
Les objets ne permettent cependant pas aux souscripteurs ou à leurs ayants droit de recouvrer sous quelque forme que ce soit, l’argent qu’ils auront versé à l’organisme.
Advenant la dissolution de l’organisme tous ses biens, une fois ses dettes et obligations acquittées, seront distribués à un ou plusieurs organismes de la municipalité de Saint-Damien. Cette décision sera votée lors d’une dernière assemblée générale. Dans le cas où aucun organisme ne peut recevoir ce legs, les biens sont remis à la municipalité.